Branche: Energieversorgung
Systemlandschaft: CRM-System, E-Mail, Slack
Leistungen von enlightX: Entwicklung des gesamten vollautomatisierten KI Systems
Ergebnis: Über 70 Stunden manuelle Dateneingabe pro Monat eingespart, zusätzliche Verkäufe gemacht
Branche & Ausgangslage
Mineralöl Harrer ist ein mittelständisches Energieunternehmen mit einem starken Fokus auf persönlichen Kundenkontakt. Die Außendienstmitarbeiter verbringen täglich viele Stunden bei Kunden, besprechen neue Anforderungen oder offene Themen und müssen diese Informationen im Anschluss manuell ins CRM übertragen. Zusätzlich sollten relevante Kollegen über wichtige Kunden-Infos informiert werden.
Die Herausforderung: Die manuelle Dokumentation im CRM kostete monatlich dutzende Stunden, oft wurden Informationen verspätet oder unvollständig eingetragen. Dadurch ging wertvolles Wissen verloren und die interne Kommunikation war nicht optimal.
Die zentrale Herausforderung
- Effizienz: Kundeninformationen müssen direkt nach dem Kundengespräch schnell und fehlerfrei im CRM landen.
- Kurze Kommunikationswege: Relevante Mitarbeiter sollen automatisch und zuverlässig informiert werden.
- Automatisierung: Der Außendienst soll entlastet werden – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Eingaben.
Die Lösung von enlightX
Für Mineralöl Harrer entwickelte enlightX ein KI-basiertes System, das die Sprachnachrichten der Außendienstmitarbeiter automatisch verarbeitet. Der Workflow läuft nun so ab:
Nach einem Kundentermin nimmt der Mitarbeiter während der Rückfahrt eine kurze Sprachnachricht auf. Er nennt die Kundennummer und – falls notwendig – Mitarbeiter, die informiert werden sollen.
Die automatisierte KI Lösung übernimmt:
- Extraktion der Kundennummer und Abgleich mit dem CRM
- Erkennung und Zuordnung genannter Mitarbeiter über die interne Datenbank
- Automatische Erstellung einer kompakten Gesprächszusammenfassung
- Direkte Einpflege der Daten ins CRM an der richtigen Stelle
- Automatischer Versand einer E-Mail mit den wichtigsten Infos an die relevanten Kollegen
So entsteht aus einer einfachen Sprachnachricht ein sauber dokumentierter CRM-Eintrag inklusive sofortiger Informationsweitergabe.
Ergebnis
Durch die Automatisierung spart Mineralöl Harrer monatlich über 70 Stunden an manueller Dateneingabe. Außendienstmitarbeiter können sich voll auf die Kunden konzentrieren, während das CRM immer aktuell und vollständig gepflegt bleibt. Gleichzeitig profitieren die internen Teams von einer lückenlosen Kommunikation.
Zusätzlich wurde eine Steigerung der Verkäufe festgestellt, da Sales Mitarbeiter im Büro direkt nach einem Kundentermin die Information bekommen, was der Kunde noch braucht und sich sofort darum kümmern können.
Übertragbarkeit auf andere Mittelständler
Dieses System ist nicht auf Mineralöl Harrer beschränkt. Jeder Mittelständler mit Außendienst oder Kundenservice kann denselben Workflow nutzen. Besonders geeignet ist die Lösung für Unternehmen, die ihre CRM-Qualität steigern und interne Kommunikation beschleunigen wollen – ohne die Mitarbeiter mit zusätzlicher Bürokratie zu belasten.
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Wie lange dauerte das Projekt?
Von der Konzeption bis zur Automatisierung vergingen 4 Wochen. Danach wurde der Prozess Stufenweise mit mehr Personen getestet und verfeinert.
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Welche Tools kamen zum Einsatz?
Slack zur Verarbeitung der Sprachnachricht, CRM System des Unternehmens, make.com als Automatisierungsplattform, ein trainierter KI Assistent auf Basis von OpenAI.
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Was war der konkrete geschäftliche Nutzen?
Über 70 Stunden monatliche Zeitersparnis, bessere Datenqualität im CRM, sofortige interne Kommunikation und zusätzliche Verkäufe.
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